واقعاً وقت ندارید؟ زمان که نامحدود است. شاید در تنظیم وقت مشکل دارید!
عبارت‌هایی مانند فرصت سر خاراندن ندارم، زمان مثل برق و باد می‌گذرد یا وقت اضافی زیادی دارم، یا این‌قدر وقت اضافی دارم که نمی‌دانم چطور باید خود را سرگرم کنم و یا این‌قدر وقت کم دارم که دوست داشتم شبانه‌روز 28 ساعت باشد، نشان می‌دهد که شما نمی‌توانید زمان‌بندی مناسبی برای انجام کارهای خود انجام دهید. در وقع شما روی زمان کنترل ندارید. از طرفی ممکن است شما در اطراف خود کسانی را بشناسید که در طول روز کارهای مفیدی انجام داده و از وقت خود حداکثر استفاده را می‌کنند و شما حسرت آن را می‌خورید و با خود می‌گویید که چطور ی آن‌ها از زمان خود بهترین استفاده را می‌کنند ولی من نمی‌توانم؟
با همه‌ی این اوصاف خوب می‌دانیم که زمان یک موجود بی‌طرف است و برای همه یکسان می‌گذرد. عقربه‌های ساعت در یک روز خسته‌کننده تندتر از یک روز کسالت‌بار نمی‌گذرد. تنظیم وقت نوعی خویشتن‌داری است. به عبارتی برای اینکه بفهمید چرا از وقت خود به بهترین نحو ممکن استفاده نمی‌کنید، ابتدا باید نگاهی به خودتان و کارهایتان بیندازید.
افرادی که در دوره‌های مهارت‌آموزی شرکت می‌کنند، اغلب می‌گویند برنامه‌ی آن‌ها کاملاً پر است، هیچ کاری را نمی‌توانند حذف کنند و همه‌ی کارها در نظر آن‌ها اهمیت یکسانی دارند و به همین دلیل در طول روز خیلی فشار به آن‌ها وارد میشود. ما اغلب در پاسخ به اینکه هیچ کاری نمی‌توانم بکنم می‌گوییم از قانون 20/80 (اصل پارتو) استفاده کنید. 80 درصد نتایج از 20 درصد کارها حاصل میشود، درحالی‌که 80 درصد فعالیت‌ها، 20 درصد نتیجه به بار می‌آورد. این توضیح می‌تواند برای افرادی که مشتاق‌اند فعالیت‌هایشان 20 درصد باشد، به‌منزله‌ی هشدار است.
برخی از شاخص‌های ضعف در تنظیم وقت در زیر آمده است:
- عجله‌ی زیاد (رساندن خود باعجله به برنامه‌ی بعدی یا پرداختن به کار دیگر)
- تأخیر مداوم (در برگزاری جلسات، دیدن ارباب‌رجوع یا جلسات فوری)
- بهره‌وری، انگیزه و انرژی پایین (به‌جز روزی که حقوق می‌گیرم، بقیه اوقات ماه چندان برایم جذاب نیست)
- ناکامی (همیشه غلام حلقه‌به‌گوش دیگران هستم)
- بی‌طاقتی (اطلاعاتی را که از او می‌خواهم، چرا به من نمی‌دهد؟ با این کارش باعث تأخیر در کار من میشود)
- مشکل در هدف‌گزینی (نمی‌دانم چه‌کار کنم، چه انتظاری از من می‌رود)
- اهمال‌کاری (تأخیر مداوم در شروع یک کار یا فعالیت، ممکن است به این دلیل پیش بیاید که فرد میترسد کارش را خوب انجام ندهد یا آن‌طور که از او انتظار می‌رود نتواند کار را ارائه دهد)
- بی‌نقص گرایی (تلاش سرسختانه برای دستیابی به انتظارات غیرواقع‌بینانه مثل به موفقیت صد در صد می‌اندیشم و یک درصد پایین‌تر را قبول ندارم. این طرز فکر ممکن است باعث شود برای اجتناب از اشتباه، کارتان را کند انجام دهید چون می‌ترسید در کارتان عیب و نقصی پیدا شود. بی‌نقص گرایی اغلب منجر به اهمال‌کاری میشود)
- فرورفتن در باتلاق جزئیات (نمی‌توانید به مسائل اصلی بپردازید، بی‌اندازه غرق در جزئیات شده‌اید تا همه‌ی جزئیات این کار را انجام ندهم، ذهنم آرام نمی‌گیرد).
- جسارت نداشتن (دفاع نکردن از حق خود، مثلاً از بحث‌وجدل خوشم نمی‌آید. حتی اگر کاری وظیفه من نباشد انجامش می‌دهم تا از جروبحث جلوگیری کنم)
- احساس درماندگی به خاطر فشار کاری (مثلاً واقعاً می‌فهمم فشار کار و استرس یعنی چه)
- واگذار نکردن کارها به دیگران (مثلاً اگر می‌خواهید کارتان عالی انجام شود، آن را به عهده‌ی هیچ‌کس نگذارید)
جوهره‌ی تنظیم وقت، دانستن این نکته است که در زندگی چه ارزش‌هایی دارید و به دنبال چه اهدافی هستید و وقت کافی برای رسیدن به این اهداف اختصاص دهید و از وقت خود به نحو مطلوب استفاده کنید. بااین‌حال وقتی ارزش‌ها و اهداف خود را شناختید به این معنی است که زمان خودبه‌خود در اختیار شما درخواهد آمد، بلکه نیاز دارید ببینید چقدر از وقتتان به کارهایی تلف میشود که مربوط به اهداف شما نیستند. این فرایند ازیک‌طرف نیازمند اتخاذ طرز فکرها و رفتارهای جدید است و از طرف دیگر، جنگیدن با موانع تغییر (مثل جسارت نداشتن و بی‌نقص گرایی) است تا بتوانید از زمان به نحو مؤثری استفاده کنید.
اهداف و ارزش‌های خود را مشخص کنید.
ارزش‌ها به شما کمک می‌کنند تا بدانید در زندگی‌تان چه چیزهایی مهم است. ارزش‌ها بسیاری از اعمال و تصمیم‌های شمارا بدون اینکه متوجه باشید، جهت می‌دهند. هدف از روشن‌سازی ارزش‌ها این است که از تأثیر آن‌ها آگاه شوید و آنچه را که در زندگی فعلی‌تان برایش ارزش قائل می‌شوید بشناسید و به آن‌ها اذعان کنید. اگر بدانید چه ارزش‌هایی را برگزیده‌اید و با آن‌ها زندگی می‌کنید، می‌توانید مؤثرتر از گذشته به زندگی ادامه دهید.
اگر نمی‌توانید ارزش‌های خود را بشناسید از تمرین پیشنهادی زیر استفاده کنید:
فرض کنید در بستر مرگ افتاده‌اید و دارید به زندگی پربار و لذت‌بخش خود فکر می‌کنید. چه چیزهایی باعث شد چنین زندگی خوبی داشته باشید؟ شما مسلماً نمی‌خواهید با کشکولی از اگر و مگر ها درباره‌ی کارهایی که انجام نداده‌اید به سن پیری برسید.
تمرین دیگر اینکه فکر کنید به بیماری علاج ناپذیری مبتلا شده‌اید و 6 ماه دیگر می‌میرید. در مدت باقیمانده‌ی عمرتان چه‌کار میکردید؟
این‌گونه تمرین‌ها می‌توانند به شما کمک کنند روی کمبودهای زندگی‌تان و آنچه علی‌رغم اهمیتش به‌ظاهر ازدست‌داده‌اید، فکر کنید. وقتی فهمیدید چه چیزهایی برای شما مهم هستند می‌توانید آن‌ها را در قالب اهداف بریزید و دنبال کنید. واژه‌ی اختصاری SMART می‌تواند راهنمای شما در گزینش اهداف باشد:
- هدف باید اختصاصی باشد (Specific): می‌خواهم ظرف 3 ماه آینده تناسب‌اندامم بیشتر شود.
- هدف باید قابل‌سنجش باشد (Measurable): در حال حاضر چقدر تناسب‌اندام دارید؟ برای اینکه بعد از 3 ماه بفهمید درزمینهی تناسب‌اندام پیشرفت کرده‌اید چه شاخص‌هایی را در نظر می‌گیرید؟
- هدف باید دست‌یافتنی باشد (Achievable): آیا انتظارتان برای رسیدن به این هدف واقع‌بینانه است؟ آیا توان مالی پرداخت هزینه‌ی باشگاه رادارید؟ آیا می‌توانید برنامه‌های تناسب‌اندام را اجرا کنید؟
- هدف باید واقع‌بینانه باشد (Realistic): وقتی نمی‌خواهید سیگار را ترک کنید، مصرف مشروب را ترک کنید یا رژیم غذایی بگیری، آیا فکر می‌کنید به اجرای برنامه تناسب‌اندام پایبند باشید؟
- هدف باید زمان‌بند باشد (Time bound): آیا مهلتی که برای خودتان تعیین کردید برای رسیدن به هدف کافی است؟ آیا مسئولیت و فعالیت‌های دیگری را که دررسیدن به هدف زمان‌بندی‌شده دخالت می‌کند مدنظر قرار داده‌اید؟
