کار گروهی به معنای همکاری و مشارکت و برقراری ارتباط با یکدیگر است. زمانی که کارها مستلزم تفکر مستقل بود، کار گروهی تنها به معنای عام آن رایج بود. مدیران از کارمندانشان انتظار داشتند با هم روابط خوبی داشته باشند و هنگام نیاز، یکدیگر را یاری کنند. در مواقع دیگر افراد به‌تنهایی وظایف خود را انجام می‌دادند.
اما امروزه در بسیاری از سازمان‌ها، افراد همیشه و یا در اکثر موارد باید به‌صورت گروهی کار کنند. مهم‌ترین عامل در مؤثر بودن کار گروهی برقراری روابط میان فردی است. اگر به‌تنهایی وظایف خود را انجام دهید، مهارت‌های میان فردی چندان ضروری نیستند؛ اما زمانی که به همکاری با دیگران نیاز داشته باشید، این مهارت‌ها بسیار ضروری‌اند.
در این مقاله به‌منظور افزایش ثمربخشی در کار گروهی و بهبود بازده و یکپارچگی گروه، ده توصیه و تمرین ارائه می‌شود.
توصیه‌هایی برای مؤثرتر کردن کار گروهی
پذیرش افراد جدید
یکی از چالش‌هایی که افراد گروه اغلب با آن مواجه‌اند، پذیرش افراد جدید است. افراد جدید باید بتوانند خود را با گروه هماهنگ کنند. اگر این کار به‌درستی صورت نگیرد، در بین افراد تفرقه ایجاد می‌شود.
افراد جدید خود را بیگانه احساس می‌کنند و به‌تدریج که بر تعدادشان افزوده می‌شود، دو گروه به وجود می‌آید: گروه قدیمی و گروه تازه‌واردها. اگر شما عضو قدیمی گروه هستید، به فرد تازه‌وارد کمک کنید به‌سرعت در گروه جای خود را بیابد. با به کار بردن مهارت گوش دادن فعالانه، به صحبت‌های او درباره‌ی گذشته و تجربیاتش گوش فرادهید.
نیازهای او را جویا شوید و درصدد برآورده کردن آن‌ها برآیید. از دیگران بخواهید به او کمک کنند و فنون کار را به او بیاموزند. فرد جدید را به گردهمایی‌ها وارد کنید. با انجام این اقدامات، به یکپارچگی گروه کمک می‌کنید.
اطلاعات را در اختیار دیگران قرار دهید
در کار گروهی افراد باید یکدیگر را از امور آگاه کنند. جریان اطلاعات را مانند حلقه‌ای در نظر بگیرید. با باز و بسته کردن این حلقه، به روانی این جریان کمک می‌کنید.
- بستن حلقه: به این معناست که امری را بررسی کرده و دیگران را در جریان یافته‌های خود قرار می‌دهید.
- باز کردن حلقه: به معنای این است که دیگران را از موضوعی مطلع می‌کنید. بدون اینکه آن‌ها چیزی از شما بپرسند. با این کار، با برقراری ارتباط به‌صورت مداوم، همه‌ی افراد گروه را از امور مطلع نگه می‌دارید.
به دیگران طوری آموزش بدهید که مطلب را به‌خوبی فرابگیرند
اغلب اوقات در گروه‌ها، فردی باید چگونگی انجام کارها را به افراد جدید آموزش دهد و برای این کار باید بتواند با آن‌ها ارتباط برقرار کند. هنگام آموزش دیگران به یاد داشته باشید که آن‌ها نمی‌توانند به‌خوبی شما آن کار را انجام بدهند. فرآیند را مرحله‌به‌مرحله شرح دهید و عبارت ناآشنا را به زبان ساده بازگو کنید.
به‌علاوه، هنگام آموزش به افراد اجازه بدهید سؤال کنند و سؤال‌هایشان را با روی گشاده پاسخ دهید. وقتی افراد به‌راحتی سؤال بپرسند، یعنی به موضوع توجه دارند. همچنین برای اطمینان از اینکه توضیحات شما را درک کرده‌اند، می‌توانید از آن‌ها سؤال کنید.
برای این کار از پرسش‌های با پایان باز استفاده کنید تا بتوانند بازخورد خود را ارائه دهند. به این ترتیب درمی‌یابید که در چه مواردی دچار سردرگمی هستند.
آموزش باید در قالب فرایندی دوسویه انجام شود و نه به شیوه‌ی یک‌طرفه‌ی ارائه‌ی سخنرانی.
پیشنهاد کمک بدهید
با به کار بردن عباراتی از قبیل «چه کمکی از دست من برمی‌آید؟» و یا «اجازه بدهید. در این کار به شما کمک کنم.» و یا «اگر مایل باشید، می‌توانم در این کار کمکتان کنم.» نشان می‌دهید که یک عضو ارزشمند گروه سنید.
دانستن اینکه شما مایل به یاری دیگران هستید مایه‌ی دلگرمی افراد گروه است. وقتی کسی از شما درخواست کمک می‌کند، همیشه پاسخ مثبت بدهید. اگر همان موقع قادر به کمک نیستید، به او بگویید چه وقت می‌توانید به او کمک کنید. کسی که همواره با روی باز آماده‌ی کمک به دیگران است، در هر گروهی بسیار با ارزش تلقی می‌شود.
درخواست کمک کنید
یکی از فواید کار گروهی این است که نیازی نیست همه‌ی کارها را به‌تنهایی انجام دهید، بلکه می‌توانید از دیگران کمک بگیرید. کسانی که سعی می‌کنند به‌تنهایی همه‌ی کارها را انجام دهند و از دیگران کمک نخواهند بیشتر اوقات، با مشکلاتی مواجه می‌شوند که به‌راحتی قابل پیشگیری است.
|پرسیدن، نشانه‌ی حماقت نیست، بلکه نشانه‌ی علاقه و قاطعیت است. حماقت این است که وقتی چیزی را نمی‌دانید و یا درباره‌ی چیزی تردید دارید، از دیگران سؤال نکنید. لازم نیست هنگام سؤال کردن عذرخواهی کنید، بلکه با اعتمادبه‌نفس سؤال خود را واضح بیان کنید.
سپس با دقت به پاسخ پرسشتان گوش فرا دهید و در صورت نیاز سؤال‌های بیشتری بپرسید. ممکن است لازم باشد پاسخ فرد مقابل را به بیان دیگر بازگو کنید تا اطمینان پیدا کنید که مطلب را به‌درستی فهمیده‌اید. با این کار می‌توانید آنچه را شنیده‌اید، به کار ببندید.
در جلسات با قاطعیت سخن بگویید
وقتی در کارهای گروهی شرکت می‌کنید، باید در جلسات گروه حضور یابید. گروه‌ها با برگزاری جلسه، از هماهنگی افراد با هم برای رسیدن به هدفی مشترک اطمینان پیدا می‌کنند. تنها حضور افراد در جلسات کافی نیست، بلکه باید حضور فعال و مؤثری داشته باشند.
در جلسات با قاطعیت سخن بگویید. نظرات و پیشنهاد‌ها خود را در جهت پیشرفت گرود و رسیدن به هدف بیان کنید. حتی اگر معمولاً به نرمی سخن می‌گویید، در جنین جلساتی سعی کنید با قاطعیت بیشتری صحبت کنید. همچنین فعالانه به سخنان دیگران گوش بدهید و علاقه‌ی خود را به جلسات ایران کنید. کاری کنید که جلسات به گفتگوهای سازنده‌ی دوسویه مبدل شوند.
به نتایج مطلوب بیندیشید
یکی از مشکلات موجود در اغلب گروه‌ها این است که افراد گروه در مورد چگونگی انجام کارها به مشاجره می‌پردازند. در این حالت آن‌ها تمرکز خود را بر روی نتیجه از دست داده و بر «روش تو در مقابل روش من» متمرکز می‌شوند. به هنگام حل مشکلات در جلسات، بر دستیابی به نتایج مطلوب تمرکز کنید. از افراد بپرسید:
«اهداف ما چیست؟»، «می‌خواهیم به چه نتایجی برسیم؟»، «مشتریان ما چه نیازهایی دارند؟» با مطرح نمودن این پرسش‌ها، توجه افراد به‌جای شیوه‌های فردی، بر نتایج مطلوب متمرکز می‌شود.
بازخورد سازنده ارائه دهید
شما می‌توانید به اعضای گروه درباره‌ی عملکردشان بازخورد ارائه دهید. به این ترتیب، کار گروهی تقویت می‌شود زیرا ارتباط صادقانه‌ای میان اعضای گروه برقرار می‌گردد. مراقب باشید که در ارائه‌ی بازخورد به شرح مشاهداتتان بپردازید، نه ارائه‌ی نظرات شخصی درباره‌ی عملکرد دیگران.
با ارائه‌ی بازخورد، عملکرد مطلوب افراد را به رسمیت بشناسید. اگر افراد به اعضای دیگر گروه یاری می‌رسانند، از آن‌ها قدردانی کنید. به این منظور بازخورد مثبت مشخصی ارائه دهید و از تعریف و تمجیدهای کلی بپرهیزید.
اگر کاری به‌خوبی پیش نمی‌رود، مشاهدات خود را به شیوه‌ای صریح و مثبت بیان کنید تا اعضای گروه درباره‌ی آن موضوع تأمل کنند و از تجربیات خود درس بگیرند.
ارائه‌ی بازخورد به‌منظور قضاوت درباره‌ی دیگران نیست، بلکه می‌خواهید به آن‌ها کمک کنید عملکرد خود را بهبود بخشند. با ارائه‌ی مداوم بازخورد مثبت و سازنده، دیگران شما را به‌عنوان سرپرست گروه در نظر می‌گیرند.
مشکلات را با افراد مناسب مطرح کنید
بروز مشکلات در کار گروهی اجتناب‌ناپذیر است. در حقیقت، یکی از شهر ارزیابی عملکرد یک گروه این است که نحوه‌ی مواجهه‌ی آن‌ها با مشکلات و نگرانی‌ها را بررسی کنیم: آیا با خشونت با یکدیگر سخن می‌گویند؟ پشت سر یکدیگر حرف می‌زنند و شایعه درست می‌کنند؟ این کارها درخور یک گروه موفق نیست.
اعضای تیم باید بتوانند بر مشکلاتشان فائق شوند. در صورتی که مشکلی به تمامی اعضای گروه مربوط می‌شود، باید برای حل‌وفصل آن جلسه‌ای برگزار کنید؛ اما اگر مشکل به یک فرد خاص مربوط است، باید با خود او سخن بگویید.
شوخ‌طبعی خود را حفظ کنید
یکی از نشانه‌های یک گروه موفق این است که اعضای تیم با هم بخندند. آن‌ها با تمسخر یکی از افراد گروه نمی‌خندند، بلکه از انجام وظایف گروه و سپری کردن زمان با یکدیگر لذت می‌برند. حس شوخ‌طبعی آن‌ها موجب کاهش استرس و تنش ناشی از کار است.
در یک گروه، افرادی با شخصیت‌های متفاوت گرد هم آمده‌اند؛ بنابراین هدایت آن‌ها به‌گونه‌ای که به شیوه‌ای مؤثر باهم همکاری کنند، کار آسانی نیست.
اگر جنبه‌ی مفرح کار گروهی را دریابید و سعی کنید با دیگر اعضای تیم برای بهبود عملکرد گروه تلاش کنید، به نتایج مطلوبی می‌رسید.
منبع
کتاب ارتباط موثر به زبان آدمیزاد؛ نوشته مارتی برونستاین، ترجمه نرگس یزدی
